☕ Новости Калуги и Обнинска
23 сентября 2018

Корпоративный тайм-менеджмент: что это такое и с чем его едят?

21.04.10
Корпоративный тайм-менеджмент: что это такое и с чем его едят?

Сейчас одним из новомодных тенденций среди отечественных топ-менеджеров стал корпоративный тайм-менеджмент. Если говорить «по-нашему», то сутью тайм-менеджмента является умение эффективно распоряжаться собственным рабочим…

Сейчас одним из новомодных тенденций среди отечественных топ-менеджеров стал корпоративный тайм-менеджмент. Если говорить «по-нашему», то сутью тайм-менеджмента является умение эффективно распоряжаться собственным рабочим временем. Стоит отметить, что это новое направление призвано не только для составления списка неотложных дел, но и для развития навыков оптимального распределения времени и нагрузки. Исследователи утверждают, что на составление плана тратится около 8 минут, и при этом экономится час времени.

Основой тайм-менеджмента считается эффективное планирование, в котором нужно учесть следующее:

  • план нужно составлять на бумаге или в виде электронного документа, но никак не в голове;
  • оптимальный отдых — 10 минут после каждого часа работы;
  • необходимо использовать ежедневник.

Существует несколько классических методов планирования времени. Рассмотрим наиболее простые и действенные схемы: принцип Парето, метод Альпы и ABC-анализ.

Принцип Парето
Итальянский экономист Вильфредо Парето выдвинул следующую идею: «80% затраченных ресурсов обеспечивают 20% результата, а оставшиеся 20% обеспечивают 80% результата». Вот так все оказывается просто: можно работать 2–3 часа в день и выполнять максимум поставленных задач, чем сидеть по 12 часов, не осилив и четверти плана.

Согласно данному методу, 80% успеха фирмы достигается благодаря лишь 20% клиентов или, например, только в 20% текста статьи или циркулярного письма содержится 80% всей информации. Главная трудность данной схемы экономии времени заключается в том, чтобы выявить те 20%, от которых зависит успех дела. В данном случае малое решающим образом определяет многое.

Метод Альпы
С помощью данного метода можно, потратив всего несколько минут, оптимально распланировать все дела. Первоначально необходимо зафиксировать все дела и сроки. Затем стоит определить, сколько времени потребуется на выполнение каждого дела. Не нужно забывать и про отдых, обеденный перерыв, чашка кофе, поскольку они также требуют временных затрат. И наконец, стоит расставить приоритеты и учесть буферное время. Причем желательно распланировать дела только на 60% рабочего времени, остальные 40% станут буфером.

В конце рабочего дня советуем снова вернуться к плану, чтобы просмотреть, насколько удачно он был составлен. Также нужно обратить внимание на дела, которые не были выполнены.

ABC-анализ
ABC-анализ базируется на расстановке приоритетов. Здесь специалисты по тайм-менеджменту предлагают разделить все дела на три категории: A, B и С.

Дела «А» — это наиболее важные дела, которые можно выполнить только самостоятельно. Обычно они являются наиболее трудоемкими. В рабочий план нужно включать только 1–2 дела из этой группы с тем, чтобы по времени выполнение их заняло 3 часа.

Дела «В» Это важные дела, с которыми могут справиться и другие сотрудники. Большую часть из них нужно делегировать, 2–3 включить в собственное расписание. Выполнение этих задач должно занимать около часа.

Дела «С» Это наименее важные задачи, которые, однако, занимают много времени. В рабочем расписании на них должно быть предусмотрено не более 45-ти минут. От остальных дел из этой группы нужно избавляться.

Есть ли универсальный алгоритм?
По сути, идеальной методики тайм-менеджмента, подходящей всем: и менеджерам среднего звена, и руководителям крупных корпораций, и молодым мамам, и студентам, и фрилансерам — не существует. Схемы распределения собственного времени подбираются сугубо индивидуально.

Практически все системы тайм-менеджмента имеют ряд «подводных камней», о которых не всегда вспоминают авторы учебников по управлению временем. Например, многие пособия по тайм-менеджменту акцентируют внимание читателей на необходимости органайзеров. Но стоит учитывать, что если тщательно записанные планы остаются только в записной книжке, то вряд ли такой способ «управления» временем решит ваши проблемы.

К «подводным камням» также стоит отнести и сосредоточенность на обучении полезным навыкам, помогающим экономить время. Конечно, навык быстрого чтения, знание иностранных языков и умение печатать вслепую десятипальцевым методом могут стать явными преимуществами. Но нужно помнить, что получение дополнительных знаний и умений отнимает немало сил и времени. Прежде чем приступить к освоению того или иного навыка, подумайте, будет ли это оправдано.

Помимо этого есть ряд внутренних и внешних помех (например, слабая организация рабочего процесса, частые перерывы в работе), которые мешают грамотному распределению рабочего времени. Поэтому залог успешного управления временем — грамотное сочетание различных методов тайм-менеджмента и минимизация помех.

Мы предлагаем метод тайм-менеджмента, который содержит в себе элементы и классических схем и новый взгляд на экономию рабочего времени — «Метод чемодана».

Метод чемодана
Представьте, что вы собираетесь в поездку и раскладываете необходимые вещи по чемоданам. Пространство внутри каждого чемодана ограничено, и вы можете поместить туда только определенное количество предметов. Для того, чтобы эффективно использовать имеющееся пространство внутри чемодана, вам необходимо переложить часть предметов в другой чемодан, или вовсе убрать некоторые менее важные вещи. Именно поэтому вам необходимо держать в голове цель вашей поездки, потому что от этого будет зависеть выбор предметов, которые будут вам полезны в пути.

Теперь представьте, что ваше жизненное время — это набор чемоданов, в которых должны разместиться все значимые для вас задачи и события вашей жизни. Когда вы ясно увидите, что место в каждом из ваших жизненных чемоданов ограничено, вам будет легче отказаться от бесполезных и неважных дел, и наполнить свою жизнь тем, что для вас по-настоящему важно.

Под занавес
Окунаясь с головой в тонкости управления временем, в составление планов и их воплощение, не забывайте иногда задумываться над оправданностью прилагаемых усилий. Может план планом, а жизнь интереснее в творческом беспорядке?

Юля Макарова
*Мнение автора может не совпадать с позицией редакции
X

*После отправки комментарий должен пройти модерацию

Имя

E-mail

Комментарий

Смотреть все «Новости» »
Комментарии Смотреть все Комментарии »

Статьи

+
...и еще материалы
Первый баннер
Второй баннер
Третий баннер
Четвертый баннер

Sponsored content

X
Все Новости Новости Калуги Новости Обнинска Статьи Аналитика От первого лица Авторы Блоги Фоторепортаж Пресс-релизы Комментарии